Chuẩn Bị Cho Đám Cưới Phương Xa Hoàn Hảo

đang là một trào lưu rất được quan tâm và yêu thích. Tuy nhiên để có được một đám cưới hoàn hảo khi tổ chức ở xa là điều không dễ dàng. Hãy cùng tham khảo những gợi ý hữu ích sau đây để có thể chuẩn bị một hoàn hảo.

ĐỊA ĐIỂM – THỜI GIAN – SỐ LƯỢNG KHÁCH MỜI – NGÂN SÁCH

Địa điểm – thời gian – số lượng khách mời và ngân sách là 4 yếu tố quan trọng nhất của bất kỳ lễ cưới nào. Với đám cưới phương xa, 4 yếu tố này lại càng quan trọng hơn, đồng thời chi phối rất nhiều đến kế hoạch tổ chức.
  Thông thường, thời gian thích hợp nhất để tổ chức đám cưới phương xa lại  trùng với mùa du lịch (do thời tiết rất đẹp). Do đó, nếu chọn đúng vào thời điểm này sẽ khiến ngân sách tăng lên đáng kể. Bên cạnh đó, số lượng khách mời tham dự cũng ảnh hưởng trực tiếp đến việc chọn lựa địa điểm có sức chứa (ăn + nghỉ) vừa đủ và ảnh hưởng đến ngân sách chung. Vì vậy, nếu ngày cưới được chọn rơi vào mùa du lịch, hai bạn sẽ phải tham khảo và lựa chọn địa điểm đặt phòng trước đó càng sớm càng tốt. Hãy thông báo trước thời gian cho người thân và những người khách mà bạn có ý định mời – để họ có thể lên kế hoạch, hoặc khéo léo từ chối nếu không thể tham dự. Khi gửi thông báo, đừng quên kèm theo một vài thông tin để khách mời hiểu rằng bạn mong muốn nhận được xác nhận tham dự từ họ càng sớm càng tốt. Bằng cách này, cô dâu chú rể có thể ước lượng được gần chính xác số khách chắc chắn tham dự, từ đó lên kế hoạch phân bổ ngân sách và chọn lựa địa điểm phù hợp. Bạn cũng có thể tổ chức cưới vào mùa thấp điểm để tiết kiệm chi phí ăn ở - tuy nhiên khi lựa chọn phương án này, hai bạn cần lên kế hoạch dự phòng trong trường hợp thời tiết không như ý muốn.

Bí quyết: thời gian cho việc gửi thông báo và chờ xác nhận từ khách mời là 6 đến 8 tháng. Thời gian an toàn cho một kế hoạch cưới phương xa là trước ngày cưới 8 đến 12 tháng.
NHÀ CUNG CẤP Mối tương quan giữa nhà cung cấp – địa điểm tổ chức – ngân sách là là một chìa khóa quan trọng nữa trong việc tổ chức một đám cưới phương xa trọn vẹn. Trong đám cưới phương xa, các nhà cung cấp có thể chia làm nhiều nhóm: nhóm địa điểm tổ chức, nhóm vận chuyển, nhóm trang trí tiệc cưới, nhóm điều phối, v.v Cùng một địa điểm là miền biển Phan Thiết, bạn sẽ có rất nhiều nhà cung cấp để lựa chọn, và sự khác biệt về giá, dù chỉ là một chút thôi của họ, cũng sẽ trở thành một con số lớn khi so vào ngân sách chung. Tuy rằng hai bạn có thể tham khảo thông tin cũng như kiểm tra uy tín của nhà cung cấp dịch vụ từ xa (thông qua mạng, ý kiến người thân,…), nhưng điều quan trọng là bạn phải có được cảm giác tin tưởng thoải mái khi làm việc với họ. Đó là lý do vì sao việc du lịch tiền trạm đến địa điểm tổ chức là một chi tiết vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của một đám cưới phương xa. Trong chuyến đi tiền trạm, bạn sẽ tận mắt khảo sát và nắm bắt chính xác địa thế, nơi ở, thức ăn, trang trí, vận chuyển, và dự trù các rủi ro nếu có.

Bí quyết: Với mỗi hạng mục, bạn nên khảo sát tối đa 3 nhà cung cấp trước khi chính thức đưa ra lựa chọn dựa vào mức giá, chính sách khuyến mãi và những trải nghiệm bạn thực sự có được khi tiền trạm.
TỔNG HỢP – CÂN BẰNG – ĐIỀU PHỐI
Trước ngày cưới khoảng 6 tháng, hai bạn nên hoàn tất phần kế hoạch và các phương án lựa chọn cho ngày cưới. Kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ bao nhiêu thì rủi ro sẽ càng ít bấy nhiêu. Tất cả các hạng mục tổ chức (ăn ở, đi lại, tiệc tối, chương trình, khách mời), hạng mục trang trí, vật dụng cần thiết nên được liệt kê rõ ràng. Bởi không giống như những ngày cưới khác tổ chức trong thành phố gần nơi bạn sinh sống, đám cưới phương xa sẽ không thể có tất cả những gì bạn cần nếu không chuẩn bị trước. Cân bằng ngân sách tổ chức cũng là một bài toán khá rắc rối với các cặp đôi. Thông thường, đám cưới phương xa sẽ có những khoảng chi phí như sau: chi phí tiệc cưới, chi phí đi lại & ăn ở, chi phí trang trí, chi phí cho người trợ lý/điều phối và chi phí dự trù cho rủi ro phát sinh. Tỉ lệ giữa những khoảng chi phí này sẽ tùy thuộc vào mức độ quan trọng và đầu tư của hai bạn vào từng hạng mục nhất định. Một gợi ý nhỏ là hãy đánh dấu mức độ ưu tiên từ cao xuống thấp cho tất cả các khoản chi. Dựa vào đó hai bạn sẽ biết chính xác mình cần cắt bỏ những khoản nào khi cân bằng ngân sách tổ chức.

Lựa chọn đám cưới phương xa, hai bạn cần đến ít nhất một người nào đó để hỗ trợ. Vì dù bạn có lên kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ đến thế nào, thì chính bạn sẽ không thể điều phối quá nhiều công việc mà quên mất việc tận hưởng khoảnh khắc đáng nhớ trong chính ngày vui của mình. Nếu có thể, hãy tận dụng tối đa ‘quyền trợ giúp’ từ người thân trong từng hạng mục công việc như làm việc với địa điểm tổ chức, các nhà cung cấp, điều phối khách mời, v.v bạn nên bắt đầu làm việc cùng với những người trợ giúp này từ khoảng 3-4 tháng trước ngày cưới để mọi người có thể nắm rõ và điều phối phần việc của mình trôi chảy.

Bí quyết: lên kế hoạch cho một lễ cưới đã khó, kế hoạch cho đám cưới phương xa còn rắc rối và phức tạp hơn – vì vậy hãy cho mình khoảng thời gian lên kế hoạch thật thoải mái và thư giãn. Nếu cảm thấy qua mệt mỏi và khó khăn, hãy nhờ đến sự giúp đỡ của các wedding planner LUÔN LUÔN CÓ MỘT PHƯƠNG ÁN DỰ PHÒNG
Luôn có một phương án dự phòng cho tất cả các hạng mục chính là một lời khuyên không bao giờ thừa khi tổ chức đám cưới phương xa. Phương án dự phòng này bao gồm: ngân sách dự phòng, địa điểm dự phòng khi thời tiết chuyển biến xấu, các phương án khi xử lý khi khách mời không thể tham dự vào phút chót, hoặc một nhà cung cấp nào đó trễ hẹn. Những kế hoạch được dự trù sẽ giúp hai bạn có cái nhìn tỉnh táo và quyết đoán hơn khi cần đưa ra phương án giải quyết trong các tình huống bất ngờ.

Trên thực tế, với một đám cưới phương xa, cô dâu chú rể phải ‘cực’ gấp đôi so với những bữa tiệc tổ chức tại nơi sinh sống. Tuy nhiên, ngày vui đó sẽ mang đến những dấu ấn khó khai với tất cả mọi người, nhất là với hai nhân vật chính. Lên kế hoạch chi tiết, cân đối ngân sách kỹ càng, làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp và luôn có kế hoạch dự phòng là những bí quyết quan trọng nhất cho một đám cưới phương xa hoàn hảo.

- - - - - - - -
Xem thêm:



- - - - - - - - -
www.cuoihoivietnam.com
Nguồn: Phùng Đình Huy
- - - - - - - - -